会议组织与服务:知识·技能·案例·实训葛*计算机与互联网

本书分别从会议概述、会议策划、会议筹备阶段的会务作、会行阶段的会务作、会议结束阶段的会务作五个部分，介绍了秘书办理会议所应该掌握的基本知识与技能。

前言

*章会议概述

  学

  *节会议的含义与特点

  第二节会议活动的基本要素

  第三节会议的种类与工作原则

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  知识结构图

第二章会议策划

  学

  *节会议策划概述

  第二节会议策划的内容

  第三节会议策划方案

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  知识结构图

第三章会议筹备阶段的会务作

  学

  *节拟定会议计划

  第二节拟定会议议程、日程、程序

  第三节制发会议通知

  第四节准备会议材料

  第五节制发会议证件

  第六节会场布置

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第四章会行阶段的会务作

  学

  *节会议报到与引导服务

  第二节会议记录

  第三节会议信息服务

  第四节会议旅游、娱乐与陪同服务

  第五节会议餐饮服务

  第六节会议交通服务

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  知识结构图

第五章会议结束阶段的会务作

  学

  *节送别会议代表

  第二节会场的善后工作

  第三节整理会议文件

  第四节会议评估

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  知识结构图

参考文献

  本书自2007年*版发行以来，深受教育界与企业界广大读者的欢迎，被国内众多院校选用为文秘、管理等专业课程教材。这些学校的任课教师普遍认为这是一本适合高职高专教育的实用性教材。同时，他们也给我们提出了一些修订建议，这是对我们全体作者的支持与肯定，在此深表谢意。  根据全国教育工作会议精神和《关于组织开展“十三五”职业教育国家规划教材建设工作的通知》(教职成司函[2019]94号)的相关要求，全面贯彻以科学发展观为指导，以服务为宗旨，以就业为导向的精神，按照德育为先、能力为重、全面发展、系统培养的要求，培养学生职业道德、职业技能和继续学的原则，充分发挥教材建设在提高人才培养质量中的基础性作用，有必要更新教材内容。修订教材时，继续发挥并提升教材的现有，如案例教学，突出应用性的特点，理论讲解与实例分析相结合、突出实践训练等。注重吸收行业发展的新知识、新方法，对接职业标准和岗位要求，丰富实践教学内容。基于上述情况，我们认为对本书做一次局部修订，一步提高其质量是必要的。

第四版修订的原则，一是保持和加强原书优点。如突出应用性的特点，理论讲解与实例分析相结合、体例新颖实用等。二是在内容上除旧更新。将一些的会议理论与应用方面的内容融入此版中，尤其是通过对案例的更新，使案例更具有说服力与时代性，有助于学生理解知识并提高办理会议的能力。

本书分别从会议概述、会议策划、会议筹备阶段的会务作、会行阶段的会务作、会议结束阶段的会务作五个部分，介绍了办理会议所应该掌握的基本知识与技能。本书内容涵盖了人力资源和社会保障部秘书职业资格等级考试的相关知识点，可作为高职高专文秘、管理类专业教材及参加秘书职业资格等级考试的会务办理方面的辅导用书。本版突出以下四个方面的特点：  *，遵循适用、够用、管用、好用的原则。  秘书专业所涉及的工作十分庞杂，所需要的各方面知识众多，受学时的限制肯定不能一一详细讲授，因此本教材在编写过程中，注意突出适用、够用、管用、好用的特点。在编写时使用了大量新颖典型、针对性强的案例，将理论知识深入浅出地阐释，注重案例分析和实践作，以适应高职高专的特点，满足社会的需求。

第二，实用的教材内容。

一般教材侧重于理论知识，本书则紧扣会议实务，以市场为导向，紧扣时代对现代秘书尤其是对企业秘书关于办理会议的各方面的要求。注重实战技能的传授与演练，强调互动与实践，让读者边学边练，即学即用，步步提升，收益显著。用人单位要求高职高专毕业的学生能够尽快适应环境，顶岗工作，不可能给学生更多的时行适应和培训。身处市场经济环境中的学校必然把用人单位的要求作为培养人才的努力目标，也即各方面的工作要以市场为导向。要达到这个目标需要方方面面的配合，其*括教材的配合。所以在编写本教材时，充分考虑了用人单位对高职高专秘书专业的学生关于会议组织与服务的知识和技能要求。在介绍基本理论的基础上，侧重于提高学生的实践技能。

第三，新颖实用的体例设计。

本教材采用新颖实用的编写体例，如下图所示：

·引导案例。每章节均以案例导人，生动形象，引起学生的学。

·知识介绍。教材必须有系统的知识介绍，但太多的知识介绍会冲淡专业技能的传授与训练，对高职高专教育产生舍本逐末的结果，本教材通过将知识提炼简化，以期达到实用、够用的目的。

·实用范例。贴切的示例，既丰富了教师的课堂教学，也对课堂的训练起到了示范作用，同时通过示例，加深了学生对知识与技能的了解。

·实践训练。这部分内容既可以在课堂上训练，也可以在实训周训练。实践训练*括背景材料、训练要求、作指引及小结，使教师很容易地在课堂上指导学行情景训练。改变了传统的教师在课堂上长篇大论的填鸭式的教学模式，体现了一种*的教学理念。

·课外练节的课外练不是传统意义上的诸如“××的定义是什么?××的特点是什么?”等客观性强的题目。本教材均采用能激发学生主观能动性，强调实性的案例分析、实践调研、情景模拟等题目，使学生将所学知识与技能在课外也能加以强化，多方位提高学生解决实际问题的能力。

通过以上体例安排，教师将理论讲授、情景模拟、实践训练等教学方式相融合，使学生在学中通过不断强化和巩固，*终将学生的能力提升至国家标准和用人单位期望的。

第四，轻松愉快的学。

不同于一般的会议类教材的繁复论述，本书力求语言简明通俗，内容设计尽可能做到互动化、人性化。传授知识与技能强调要点化、步骤化、图表化，间以精彩的案例分析。本书每节均设计*pan style="font-family:宋体">～2个课堂训练，丰富了教师的课堂教学，突出了*的“练中学”与“学中练”的教学理念。让学生感到学是被动的劳役，而成为主动参与、乐在其中的享受，符合高职高专的学生实际情况和教学规律。

全书编者均为从事秘书专业教学或曾在企业担任多年秘书工作的中青年教师，有较强的底和娴熟的实务能力。本书共五章，*、二章由上海建桥学院吴美老师编写，第三章由上海立信会计金融学院葛老师编写，第四章由天津贵金属交易所培训部施剑南老师编写，第五章由上海电机学院王桂华老师编写。第四版教材所有案例的更新由董悦女士负责。葛老师负责全书的体例设计与统稿工作。

为编好这本教材，我们的编写人员深人企业调研，付出了辛勤的汗水。在编写过程中，长城科技公司、中国银行等企业的秘书朋友给我们提供了许多宝贵的案例与建议，我们表示衷心的感谢。编写过程中集采众家之说，参考颇多，在此深表谢意，参考资料的来源及作者姓名，我们已在本书的参考文献中注明。有些资料我们是参考互联上发布或转发的信息，其中有些已经无法查明出处，在此编者向原作者所付出的辛勤劳动表示衷心感谢。  本教材是一本注重创新、强调实用、、紧扣时代脉搏的会议教材。我们衷心希望本教材能够得到广大读者的认同，能为读者们的学作提供应有的帮助。由于我们有限，书中难免存在疏漏与不妥之处，敬请读者批评指正，以便在教材的修订时完善。  另外，为了方便教师的教学，上海财经大学出版社备有教师教学用的课件，如有需要，请致电或发电子邮件给上海财经大学出版社编辑李成军老师，电话：02*pan style="font-family:宋体">—65904706；E—：littlelc。i2@163．com。

编者

2020年4月

用；也有一些会议的作用，旨在思想教育、鼓舞斗志或者介绍经验，传授知识和技能，达到某种宣传和教育的目的。如积极分子典型事迹报告、集体和个人的表彰、重大历史事件的通报和形势报告、情况传达等，都可以采用会议的形式，起到宣传典型人物、教育广大干部群众的作用。 

3．传达信息、资源共享、学、拓展思路的作用 

各机关、单位担负着上情下达、下情上传的任务，需要召开各种会议，尽快地将信息上传下达。可以说会议是信息的“聚集地”，也是信息的“发散地”。各类经验交流会、汇报会、广播会、座谈会、调查会，通过汇报、交流、学论，可以达到沟通信息、交流情况、统一思想和协调工作的目的，使上下左右各方能够互相理解与支持。  在会议上，与会人员之间可以正面交换意见，信息共享，相互学工作中经常出现的问题互相交流工作经验，以形成企业内的学氛围。比如技术人员在会上可以交流技术或学讨新技术，以获得经*结、技术攻关对策以及技术创新的灵感。通过信息的交流以及相互学们从新的角度和新的观点，也就是从更广阔的认识空间来思考问题，擦出思想的火花。因此，会议活动既是信息的共享过程，也是有效的智力开发过程。 

4．协调矛盾、统一思想、生产、推动工作的作用 

会前，人们往往会对同一个问题的看法存在某些差异。在会议上，大家可以围绕一个共同的目标讨论、研究和论证，求同存异，*终达成共识、形成合力，从而起到推动工作的作用。许多公司或部门的常规会议的主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

5．国际交流、跨文化的沟通作用

当今社会，国际交往日益频繁，越来越多的会议发挥着国际交流和跨文化沟通的作用。如在山东省召开的第二届“植物文化与环境国际会议”，本次大会的主题为探索植物演化与环境变化的关系，以及植物与人类在长期选择与被选择过程中形成的共生关系和文化现象。来自英国、德国、日本和印度等国家以及我国共计100余位专家学者，就植物文化资源的发掘、使用和保护等重要课题展开了科学研讨。大会为中外学者搭建了交流合作台一步推动了植物文化与环境领域的科学研究，对植物文化及其相关学科的建设和发展具有重要意义。又如20*pan style="font-family:宋体">年5月在上海召开的“亚洲相互协作与信任措施会议第四次峰会”(简称“上海亚信峰会，，)，峰会主题为“加强对话、信任与协作，共建、稳定与合作的新亚洲”，上海亚信峰会是目前亚洲地区在领域的多边论坛，横跨亚洲各个区域，涵盖不同制度、不同文化、不同*、不同发展阶段的国家，具有广泛的代表性。通过这样台，亚洲各国可以加强对话沟通，共同探讨如何维护和亚洲。

(三)会议的特点

现代的会议形形色色，但仍存在着共同的特点：

*pan style="font-family:宋体">目的性。会议是为了某一明确的目的而开展的活动。无论在远古蒙昧时代，还是在当今国际经济一体化社会，举行任何一种形式的会议都有明确的目的，有的会议是布置任务、落实措施，有的是贯彻政策、互通信息，有的*结工作、交流经验，还有的是为了宣传教育、表彰。比如，举行各级代表大会就是为了使各级国家权力机关及时、充分地发挥其职能，实现国家法制化和决策民主化。如20*pan style="font-family:宋体">年中国旅游景区管理经验交流会，这次会议的目的是为了帮助旅游行政管理人员、旅游景区管理人员和相关理论研究者更深入、更集中地了解国内  旅游景区的现状和发展趋势，为解决景区可持续发展过程中出现的问题搭建互台，从而使  景区更快、更健康地发展。

2．组织计划性。会议活动不仅要有明确的目标，而且要有一定的组织和计划。一般会  议都设有会议主持人，一些大型的会议有时还要设立会议组织机构*团、秘书组、  会务组等。组织一场会议，常常要经过确定会议目标、制定会议议题、选择会场、确定会议  时间等一系列程序。会议活动只有具备高度组织性，才能使会议有序行，从而实现会  议的目标。

3．群体沟通性。会议是一种至少有3人以上参加的群体沟通活动。随着科技的迅猛发  展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过电话、E—、多媒体等形式沟通。但是面对  面的群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都难以替代的，因为这种方式*直接、*  直观，也人类原本的沟通

4．交流方式多样性。传统的会议是以流为主、书面交流为辅的活动方式。但是根  据现代会议所采用的交流方式来看，在会场上还可以运用图表、电脑多媒体、影视或录像等方  式交流。会议是一个集合的载体，大家聚集在一起共同讨论、交流。通过会议使不同的人、不  NNgN~--N，相互碰撞，从而产生新想法、金点子。许多高水准的创意就是开会期间不  同观念相互碰撞的产物。

=三、实用范例

[例1]

卓有成效的内部会议

万铭公司是一家新兴的高科技企业，经过几年的努力，已在华东、华中地区成立了多家分  公司。当初公司刚刚组建时，公司就曾希望能打造一支优秀的管理团队，让集体的智慧  发挥作用，避免出现个人决策的随意性及失误。为此，万铭公司几乎每个星期都要召开一次跨  区域的网络会议。在会议上*部各部门的经理*监都要与各分公司的经理*监沟通和交  流。在会上，大家一起讨论某些事情做还是不做、怎么做、先做什么、再做什么，经过多次讨论  之后才形成一份集体的决议。有时公司也会召开会议，征求员工的意见，员工把意见提出来，  通过讨论形成决议。因为是员工自己认同的，这也会鼓舞员工更好地做好工作。这种决策集  合了上上下下全体员X-的智慧，而不是公司单坐在办公室里拍拍脑袋决定的。凭借其  的管理方法，公司团队越来越具活力，公司发展也越来越红火。

由此可以看出：召开会议既可以集思广益、互通消息，也可以提高员工积极性、增强凝聚  力，从而有效地推动公司发展。

[例2]

草拟经理工作例会讨论稿

××房地产公司以前有时会出现信息不流通、问题解决不及时的情况。赵刚刚走  马上任，准备制定一套工作例会制度，旨在加强部门之间的沟通、联系和协作，建立监督机制，  提率而推动公司逐步走向规范化管理。所以，赵准备召开一次关于讨论制  定工作例会制度的会议，他让秘书先草拟一份工作例会制度以便在会上讨论。秘书接到任务  后，拟写了如下会议讨论稿……